Review Aplikasi HRIS, KaryaOne ( Part.2 )

 

Melanjutkan dari pembahasan sebelumnya yaitu Review Aplikasi HRIS KaryaONE yang memanajemen semua administrasi HRD secara rapih dan terstruktural. Berikut Review lanjutannya.

    E.    Fitur Manajemen Pengajuan

            1.    Manajemen Cuti

Memiliki fitur manajemen cuti (leave management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan Anda.

Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti tersebut. Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan cuti tersebut.

Pengajuan cuti yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Cuti bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.

Fitur cuti KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan cuti untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.

            2.    Manajemen Izin

 

Fitur manajemen izin (permission management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan izin yang diajukan oleh karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan izin tersebut.

Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan izin tersebut. Pengajuan izin yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM.

Apabila izin tidak disetujui baik oleh atasan ataupun admin departemen SDM, karyawan berhak mengambil cuti atau berubah menjadi cuti tidak berbayar. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Izin bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.

Fitur izin KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan izin untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.

 

            3.    Manajemen Lembur

Dengan fitur Skema Lembur (Overtime Scheme), KaryaONE memberikan perusahaan kemudahan dalam menangani sistem lembur. Data absensi dan kehadiran setiap karyawan tercatat dan dapat dikelola.

Semua data secara otomatis langsung terimpor dari mesin fingerprint scanner ke aplikasi KaryaONE.

Karyawan dapat mengajukan lembur langsung melalui dashboard KaryaONE secara online. Keseluruhan data ini kemudian bisa Anda gunakan untuk beragam keperluan, termasuk penggajian.

 

            4.    Manajemen Penggantian Hari Kerja

Fitur yang memungkinkan Anda untuk memberikan hari libur pengganti kepada karyawan yang masuk bekerja pada hari liburnya. Jatah cuti bartambah sesuai dengan jumlah hari pengganti yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Anda bisa menyetujui atau menolak pengajuan penggantian hari kerja yang diajukan oleh karyawan Anda secara mudah. Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan penggantian hari kerja tersebut. Pengajuan penggantian hari kerja yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM.

Fitur penggantian hari kerja juga memungkinkan dilakukannya pengajuan penggantian hari kerja untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan.

 

             5. Laporan

 

Menyediakan berbagai macam laporan yang Anda bisa lihat melalui dashboard dan halaman profil karyawan. Laporan tersebut pun bisa Anda unduh dari sistem (dari tanggal cut-off ke tanggal cut-off). Laporan tersebut meliputi:

• Ringkasan absensi

• Cuti dan izin

• Payroll karyawan

 

 

    F.    Penggajian / Payroll

                1.    Payroll, BPJS, PPh 21 & 1721

 

fitur yang dapat mempercepat dan memudahkan pekerjaan terkait pemrosesan penggajian pegawai. Beberapa manfaat yang didapatkan adalah sebagai berikut:

• Setiap pegawai dapat diberikan akses untuk melihat dan mengunduh slip gaji sendiri pada akunnya masing-masing
• Laporan detil gaji seluruh pegawai dapat diunduh sesuai periode tertentu
• Template import rekap gaji tersedia dan dapat digunakan sebagai acuan dalam pembayaran gaji melalui beberapa aplikasi keuangan perbankan
• Tersedia perhitungan BPJS
• Tersedia perhitungan PPh 21 atas gaji pegawai dengan menggunakan metode perhitungan sesuai peraturan perpajakan yang berlaku serta tersedia template untuk import ke aplikasi e-SPT PPh 21
• Pembuatan 1721 secara otomatis sesuai masa kerja karyawan dan download laporan pajak 1721 A1 karyawan, baik satu persatu maupun semuanya sekaligus, bisa juga dalam bentuk template e-SPT untuk langsung diupload saat pelaporan pajak.
• Master Deduction memudahkan administrasi manajemen pemotongan gaji. Pihak Finance dapat memotong gaji karyawan sesuai dengan list yang telah dibuat.

 

        2.    Manajemen Bonus

 

KaryaOne memiliki fitur untuk memudahkan perusahaan untuk memberikan bonus dalam bentuk Tunjangan Hari Raya (THR), komisi atau insentif lainnya kepada karyawan secara mudah.

Dengan fitur ini, Anda dapat mengelola pemberian bonus karyawan dengan cara sebagai berikut:
1. Menentukan jenis bonus yang akan diberikan
2. Menentukan siapa yang akan menerima bonus
3. Menentukan nominal bonus
4. Menentukan tanggal pembayaran bonus
5. Memilih apakah informasi bonus ini akan ditampilkan dalam slip gaji
6. Mendownload dokumen pemberian bonus

 

                 3. Manajemen Klaim

 

 

Mengelola klaim reimbursement (permintaan penggantian dana yang sudah digunakan karyawan untuk keperluan seperti biaya pengobatan, transportasi dan sebagainya) kepada perusahaan.

Dengan fitur ini, Anda dapat mengelola klaim secara mudah melalui langkah berikut:

1. Mengajukan klaim/reimbursement secara online melalui aplikasi web
2. Memberikan persetujuan klaim secara online melalui aplikasi web
3. Download laporan permintaan klaim/reimbursement

Admin akan menerima notifikasi jika ada pengajuan klaim dari karyawan.

 

                    4.    Grade, Kompensasi & Tunjangan

 

Fitur dimana pengguna bisa menyusun tingkatan grade dan mengaitkan grade tersebut dengan jenis-jenis kompensasi dan tunjangan yang bisa diberikan kepada para karyawan guna memotivasi karyawan tersebut dan/atau mempertahankan karyawan tersebut agar tidak mengundurkan diri.

 

    F.    Talent Management            

            Pada Fitur Talent Management ini kami hanya mendapat review demo dari pengembang                      KaryaONE, karena dari akun demo yang kami dapat tidak menampilkan fitur ini dan harus                      membeli dulu jika ingin mendapat fitur ini. Mari kita coba seperti apa reviewnya. 

            1.    Basis Data Informasi Talent 

 

Basis Data Informasi Talent dan Pencarian Data Talent. KaryaONE memiliki fitur penyajian informasi Talent Management secara lengkap dan dinamis, dan fitur pencarian yang membantu pengguna untuk mencari informasi karyawan secara mudah dan cepat. Informasi meliputi informasi sebagai berikut :

• Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, keluarga dan sebagainya
• Atribut karyawan yang dinilai secara berkala
• Sejarah pendidikan
• Pengalaman Kerja
• Jabatan kerja
• Jenjang karir
• Program Pengembangan
• Siapa saja yang akan digantikan oleh karyawan tersebut
• Kader yang dimiliki oleh karyawan tersebut

KaryaONE memungkinkan pengguna untuk mencari kandidat yang sesuai dengan kualifikasi yang dibuat. Pengguna bisa memilih kandidat berdasarkan karakteristik tertentu termasuk prestasi kerja, kualifikasi, tingkat upah dan pertimbangan khusus seperti apakah kandidat tersebut dapat dianggap sebagai salah satu kandidat
terbaik.

Semua hal tersebut merupakan aspek yang penting untuk bahan pelatihan, penempatan internal dan keputusan mengenai promosi. Mesin pencari yang canggih memungkinkan pengguna melakukan pencarian secara real-time untuk menemukan kandidat dengan instan berdasarkan karakteristik penting yang telah ditetapkan dan akan digunakan dalam proses analisa serta pembuatan keputusan.

Hasil pencarian kemudian bisa disimpan untuk dibandingkan dengan kandidat pilihan lainnya.

 

                2.    Manajemen Kinerja & KPI

 

Anda dapat mengelola kinerja karyawan. Anda dapat berkomunikasi dan menetapkan tujuan kerja karyawan, menghubungkannya dengan tujuan perusahaan, hingga mengukur dan melacak kinerja yang dilakukan terhadap tujuan masing-masing karyawan.

Semua tujuan dan indikator kinerja dapat dikembangkan dengan spesifikasi tujuan dan indikator yang dimiliki oleh pengguna. Penilaian kinerja bisa dilakukan secara berkala, sesuai dengan kebutuhan perusahaan pengguna.