Review Aplikasi HRIS, KaryaOne ( Part.1 )

Pada blog ini kami akan melanjutkan Review 6 Aplikasi HR Indonesia tahun 2020 yang Familiar dipakai oleh Perusahaan yang pernah diposting sebelumnya,  tetapi kali ini kami akan membahas aplikasi yang bernama KaryaOne. Pada umumnya aplikasi ini memeriksa data karyawan, absensi, menerima/menolak pengajuan cuti, payroll, dan sebagainya yang dikerjakan oleh instansi yang bersangkutan.

KaryaOne merupakan sebuah aplikasi manajemen HR berbasis web dan cloud yang bisa membantu pekerjaan dalam lingkup HR khususnya pengelolaan administrasi karyawan sesuai dengan seluruh tipe bisnis, mulai dari UKM dan UMKM sampai korporasi. Dengan aplikasi ini Anda bersama dengan tim HRD bisa memeriksa dan mengelola administrasi karyawan kapanpun,dimanapun langsung dari komputer atau gadget anda. Berikut sekilas kami bahas Aplikasi ini secara detail yang kebetulan kami mencoba versi Trial dan tambahan demo dari pengembang aplikasi KaryaOne. 

  

     A.    Dashboard HR Information System

Pada Menu Dashboard menyediakan ringkasan informasi penting yang bisa membantu pengguna untuk menganalisa kondisi secara cepat dan tepat dan melakukan tindak lanjut secara mudah. Dashboard HRIS KaryaONE terdiri dari informasi sebagai berikut:

• Jumlah dan daftar karyawan

• Jumlah dan daftar pengajuan cuti yang membutuhkan proses persetujuan

• Jumlah dan daftar pengajuan lembur yang membutuhkan proses
  persetujuan

• Jumlah dan daftar pengajuan penggantian hari cuti yang membutuhkan
  proses persetujuan

• Jumlah dan daftar pengajuan ijin yang membutuhkan proses persetujuan

• Jumlah dan daftar pemberian sanksi yang diberikan kepada karyawan

• Tingkat keterlambatan dan pulang lebih awal

• Daftar keterlambatan karyawan dalam hitungan menit

• Tingkat mangkir karyawan

• Persentase kehadiran, cuti, ijin dan mangkir dalam suatu periode

• Perbandingan antara status check in tanpa checkout, checkout tanpa
  checkin, check in dan check out

• Ulang tahun para karyawan pada bulan berjalan

• Kontrak yang akan berakhir pada bulan berjalan

• Karyawan yang mendapatkan sanksi

• Pengajuan ijin yang belum diproses oleh atasan

• Pengajuan cuti yang belum diproses oleh atasan
  

     B.    Informasi Company Profile

 Aplikasi KaryaOne terdapat modul awal untuk melengkapi informasi perusahaan terlebih dahulu, agar data perusahaan bisa terhubung dengan modul lainnya.

    C.    Fitur Database

             1.    Master Employee ( Basis Data Karyawan )

 

KaryaONE memiliki fitur Basis Data HRIS dan Pencarian Data Karyawan (Employee Database And Query), yaitu penyajian informasi karyawan secara lengkap dan dinamis, dan fitur pencarian yang membantu Anda untuk mencari informasi karyawan secara mudah dan cepat.

Halaman profil karyawan memiliki informasi sebagai berikut :

• Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, keluarga dan sebagainya

• Sejarah pendidikan

• Pengalaman Kerja

• Jabatan kerja

• Aktivitas

Selain informasi umum di atas, KaryaOne memiliki fitur untuk melengkapi informasi pegawai dengan berbagai dokumen elektronik seperti : KTP, Kartu Keluarga, NPWP, Bank Account, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan.  Dokumen tersebut bisa diupload oleh admin perusahaan atau karyawan secara langsung dengan persetujuan dari admin.

            2.    Manajemen Kontrak

KaryaONE memiliki fitur manajemen kontrak yang dapat membantu Anda untuk mengelola dokumen kontrak karyawan. Hal ini dilakukan dengan cara sebagai berikut.

• Fitur untuk membuat template dokumen kontrak di “Master Kontrak” per jenis kontrak seperti kontrak kerja tetap/waktu tertentu/magang. Dengan fitur ini pembuatan kontrak kerja akan lebih akurat, mudah dan cepat. Data karyawan yang bersangkutan akan terisi dengan otomatis sesuai setting template kontrak kerja.

• Update otomatis status kontrak di dashboard profil karyawan yang bersangkutan. Perusahaan dapat memilih menampilkan atau tidak menampilkan status kontrak karyawan di dashboard profil tsb.

• Menyimpan (mengunggah) data soft copy kontrak karyawan yang telah ditandatangani. Menu ini akan sangat memudahkan pengarsipan softcopy dokumen kontrak kerja karyawan.

• Fitur Manajemen Kontrak akan memberikan notifikasi satu bulan sebelum masa kontrak habis, notifikasi tersebut juga akan muncul di dashboard aplikasi KaryaOne. Hal ini berguna untuk menghindari kesalahan seperti lupa menindaklanjuti karyawan yang masa kerjanya akan habis. Aplikasi membantu perusahaan memastikan kontrak kerja karyawan ditangani dengan baik.

                3.    Manajemen Surat dan Pemberitahuan

 

KaryaOne memiliki fitur yang membantu Anda untuk berkomunikasi dengan karyawan Anda secara mudah dengan mengirimkan informasi kepada karyawan melalui aplikasi. Penerima informasi bisa dipilih berdasarkan nama, department, divisi dan sebagainya.

Template surat dapat dibuat secara mudah melalui aplikasi dan bisa digunakan kapanpun ketika dibutuhkan.

Ketika informasi telah dikirimkan, aplikasi yang akan secara otomatis menampilkan pengumuman tersebut di dashboard karyawan yang menerima informasi tersebut. Karyawan juga menerima email pemberitahuan bahwa mereka memiliki informasi baru dalam dashboard mereka.

                4.    Manajemen Hari Libur / Raya

 

 KaryaOne memiliki fitur yang memudahkan Anda untuk mengelola acara, hari libur/raya dan cuti Bersama.

Dengan fitur ini, Anda dapat secara mudah:

1. Mengatur tanggal acara, hari libur/raya atau cuti Bersama

2. Menentukan apakah karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur

3. Melihat kalender libur nasional

4. Memotong jatah cuti karyawan secara otomatis jika karyawan libur cuti bersama

                 5.    Struktur Organisasi

KaryaONE memiliki fitur dimana pengguna bisa menyusun struktur organisasi dan menentukan hubungan atasan-bawahan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Hubungan dalam hirarki organisasi ini menentukan hak akses untuk menyetujui atau menolak permohonan cuti atau izin.

Admin bisa secara mudah melakukan perubahan pada bagan struktur organisasi dengan melakukan drag-anddrop
pada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak lainnya.

    D.    Fitur Absensi

             1.    Manajemen Absensi dan Kehadiran

Manajemen Absensi & Kehadiran (Absence and Attendance Management) Pengguna dapat mengelola absensi dan kehadiran karyawan secara mudah. Data bisa diimpor secara otomatis dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID).

• Pengajuan cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui dashboard. Dapatkan ringkasan kehadiran karyawan untuk berbagai macam kebutuhan, termasuk penggajian.

• Perusahaan dapat memantau total jam kerja karyawan per hari sesuai dengan shift-nya. Aplikasi dapat menampilkan informasi karyawan yang bekerja kurang dari 8 jam. Informasi ini dapat diakses melalui laporan kehadiran.

• Tentukan toleransi keterlambatan untuk jam masuk kerja karyawan hingga 120 menit.

• Aplikasi KaryaOne juga menghadirkan fitur notifikasi atau pengingat yang dapat diatur pada smartphone pengguna agar tidak lupa melakukan absensi.

• Perusahaan Pengguna tidak perlu lagi menggunakan absen manual seperti kartu absensi. Pengguna juga tidak perlu lagi mengolah data secara manual dari mesin fingerprint scanner ke data laporan perbulan atau pertahun karena data sudah diimpor secara otomatis

Fitur ini akan menghemat penggunaan kertas formulir yang biasa diperlukan untuk keperluan pengajuan cuti dan izin. Karyawan bisa secara langsung mengajukan cuti atau izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang akan memakan waktu.

            2. Integrasi dengan Mesin Finger dan Smartphone

Sistem KaryaONE bisa diintegrasikan dengan mesin absensi seperti Fingerprint Scanner dan Kartu akses RFID, sehingga proses absensi karyawan bisa menjadi lebih cepat dan akurat. Selain menggunakan mesin absensi sebagai sarana absensi, karyawan perusahaan juga bisa melakukan absensi melalui smartphone mereka masing-masing.

        3.    Absensi Offline

 

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dari smartphone tanpa akses internet.

Agar dapat menggunakan fitur ini, HR harus mendaftarkan karyawan yang dapat melakukan absensi offline. Jika karyawan telah terdaftar, fitur ini akan muncul di smartphone karyawan ybs. Untuk login ke aplikasi mobile, karyawan tetap perlu akses internet.

Ketika melakukan absen offline, karyawan akan diminta untuk foto selfie, selfie ini mendeteksi wajah. Setelah itu, aplikasi akan mencari lokasi dan juga waktu sesuai dengan lokasinya

Data absensi offline disinkronisasi setelah smartphone mendapat akses internet 

 

 Untuk Pembahasan Fitur lainnya akan dibahas di Review Aplikasi HRIS, KaryaOne ( Part.2 ) .